Comment faire si vous demandez des heures sup' à votre salarié ?

Toute heure de travail accomplie au-delà de la durée légale de 35 heures est une « heure supplémentaire » qui ouvre droit à une rémunération plus favorable au salarié. Soit par une majoration du taux horaire, soit par un « repos compensateur » équivalent à la majoration. Enfin, certaines heures supplémentaires donnent droit à une « contrepartie obligatoire en repos ».

Qui décide des heures supplémentaires ?

Les heures supplémentaires sont effectuées à la demande écrite ou orale de l’employeur. En effet, la décision de recourir à ces heures constitue une des prérogatives de l’employeur. Par conséquent, seules les heures effectuées à sa demande ouvrent droit à rémunération. Le salarié qui fait des heures supplémentaires de lui-même (ça existe…), sans l’accord de son patron ne pourra pas en obtenir le paiement.

Le salarié peut-il refuser d'en faire ?

On considère que les heures supplémentaires imposées dans la limite du « contingent » (nous en parlerons plus loin) ne modifient pas le contrat de travail. Par conséquent, le salarié qui refuse d’accomplir, sans motif légitime, les heures demandées par son employeur peut être licencié pour une cause réelle et sérieuse, et même pour une faute lourde. Toutefois, le salarié peut refuser d’accomplir des heures supplémentaires si l’employeur ne respecte pas ses obligations, notamment s’il ne lui paye pas la majoration prévue !

Comment sont-elles payées ?

Il faut noter tout d’abord que les heures supplémentaires se décomptent par semaine, sachant que la semaine pour ce calcul va du lundi à 0 heure au dimanche à 24 heures.

La convention collective des personnels des cabinets médicaux renvoyant dans son article 17 aux « modalités légales » pour le calcul des heures supplémentaires, les taux de majoration horaire sont fixés à : 25 % pour les huit premières heures supplémentaires travaillées dans la même semaine (de la 26e à la 43e heure) et 50 % pour les heures suivantes.

Prenons un exemple. Votre secrétaire a travaillé 45 heures la première semaine de septembre et 37 heures la semaine suivante. La première semaine, elle a accompli : 45 – 35 = 10 heures supplémentaires. Elle aura donc droit à 8 heures majorées de 25 % et à 2 heures majorées de 50 %. La semaine suivante, elle bénéficiera de : 37 – 35 = 2 heures majorées de 25 %.

Attention, quand une semaine est à cheval sur deux mois, il faut penser à globaliser le calcul sur la totalité de la semaine. Si, par exemple, votre salarié a fait 9 heures supplémentaires sur septembre et 2 heures sur octobre, il faudra majorer de 50 % les 2 heures payées en octobre.

Combien d’heures supplémentaires peut-on demander ?

Les heures supplémentaires peuvent être accomplies dans la limite d’un certain nombre d’heures, appelé « contingent annuel » : pour les cabinets médicaux, il est de 220 heures par salarié et par an. Les heures prises en compte pour le calcul du contingent annuel sont celles accomplies au-delà de la durée légale, donc au-delà de 35 heures. Le contingent se calcule par année civile et il s’applique année par année.

Que se passe-t-il si votre salarié dépasse son contingent annuel d’heures supplémentaires ? Vous devrez alors lui accorder, pour chaque heure supplémentaire effectuée au-delà de 220 heures annuelles, une « contrepartie obligatoire en repos ». Les heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent donnent droit non seulement à la majoration de 25 ou de 50 %, mais également à cette contrepartie en repos.

Cette contrepartie est fixée à 50 % pour les entreprises de vingt salariés au plus (donc pour la plupart des cabinets médicaux) et de 100 % pour ceux qui ont plus de vingt salariés. Le droit à la contrepartie est ouvert lorsque la durée de ce repos atteint sept heures. La contrepartie peut être prise par journée entière ou par demi-journée, à la convenance du salarié. Elle doit être prise dans un délai maximum de deux mois suivant l’ouverture du droit.

Qu’est ce que le repos compensateur ?

Vous n’êtes pas obligé de payer les heures supplémentaires de vos salariés ! Surprenant, n’est-ce pas ? En effet, la rémunération des heures supplémentaires peut être remplacée, en tout ou en partie, par l’octroi d’un « repos compensateur » équivalent.

L’article 17 de la convention collective des personnels des cabinets médicaux indique que « les règles légales en matière de repos compensateur devront s’appliquer ». Ce repos n’étant pas prévu par ailleurs par un accord de branche, vous pouvez vous-même le mettre en place dans votre cabinet.

La durée de ce repos est équivalente à la rémunération majorée. Par exemple, une heure supplémentaire payée à un taux majoré à 50 % donne droit à un repos compensateur de 1 h 30. L’heure majorée à 25 % permettra de bénéficier d’un repos de 1 heure 15.

Il faudra inclure la possibilité de ce repos compensateur dans le contrat de travail des salariés en prévoyant les modalités de son utilisation (sa forme, le choix des dates, les heures concernées, etc.)

On peut penser toutefois que ce repos risque d’avoir un effet dissuasif, les salariés préférant généralement la rémunération des heures supplémentaires à l’obtention d’un congé. Il sera donc préférable de prévoir une application partielle.