Ce que vous devez savoir sur les congés payés

Si vous avez l’obligation de donner des congés payés à votre salarié, votre salarié a l’obligation de les prendre. Et il doit les prendre en nature, c’est-à-dire que vous n’avez pas le doit de lui verser une indemnité compensatrice, même s’il vous le demande, sauf en cas de rupture du contrat de travail. De la même façon, il n’a pas le doit de travailler pendant ses congés payés et l’employeur qui l’emploierait pendant cette période risque des sanctions relativement élevées.

Tout salarié bénéficie d’un droit à congés payés, quel que soit son contrat (CDD ou CDI) et son temps de travail (à temps plein ou à temps partiel). Et aucune condition d’ancienneté n’est imposée pour ouvrir droit aux congés.

Le calcul des jours de congé

La durée légale des congés payés est déterminée de la façon suivante : 2,5 jours ouvrables de congé acquis par mois de travail effectif chez le même employeur. Cette durée correspond à 30 jours ouvrables (soit cinq semaines) pour une année complète de travail effectuée durant la période de référence prise en compte pour le calcul. Cette durée est valable pour les salariés à temps plein et à temps partiel.

La période de référence prise en compte pour le calcul des congés va du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Si votre salarié a travaillé du 1er juin 2015 au 31 mai 2016, il a droit à 30 jours de congés payés. Lorsque le nombre de jours ouvrables acquis n’est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre entier immédiatement supérieur. Ainsi un salarié qui a travaillé 7 mois à droit à : 7 x 2,5 = 17,5 arrondis à 18 jours.

Mais qu’entend-on par « travail effectif » ?

Ne sont pas considérées comme périodes de travail effectif les absences pour maladie ou les congés sans solde. Par contre, sont assimilés à du travail effectif :

- les congés payés de l’année précédente,

- les congés de maternité,

- les congés d’accidents du travail,

- les congés pour événements familiaux.

La prise des congés

Le salarié doit prendre ses congés chaque année. Le report de tout ou partie des congés payés n’est pas possible sauf, notamment, en cas de congés de maternité. Mais il faut noter que la convention collective des personnels des cabinets médicaux est plus souple dans ce domaine puisqu’elle prévoit dans son article 31 que « les congés payés doivent être pris avant le 31 décembre de l’année en cours, sauf accord entre les parties ». Toutefois, nous vous déconseillons de laisser s’accumuler trop de jours de congés payés non pris.

N’oubliez pas qu’en cas de rupture du contrat de travail, vous devrez verser à votre salarié une indemnité compensatrice correspondant à ces jours non pris. Les congés payés ne peuvent pas être pris par anticipation, c'est-à-dire avant leur acquisition par un travail effectif. Par contre, quand ils ont été acquis et à la condition que le salarié soit d’accord, ils peuvent être pris avant l’ouverture de la période normale de prise des congés.

La période des congés comprend obligatoirement la période allant du 1er mai au 31 octobre de chaque année. Selon l’article 35 de la convention collective du personnel des cabinets médicaux, « au début de chaque année, et au minimum deux mois avant la date du début de la période légale de congés, les dates des congés doivent être fixées et affichées en fonction notamment :

- des nécessités du service,

- des préférences personnelles avec priorité en faveur des parents ayant des enfants d’âge scolaire,

- de l’ancienneté dans l’établissement. »

Attention, le salarié peut proposer des dates de congé mais, en fin de compte, c’est l’employeur qui fixe l’ordre et les dates de congé. Ensuite, employeur et salarié doivent respecter ces dates quand elles ont été fixées. Elles ne peuvent être modifiées dans le mois précédant le départ, sauf circonstances exceptionnelles.

Si votre salarié part en congé contre votre gré, cela constitue une cause réelle et sérieuse de licenciement. Il en est de même en cas de retour tardif de congé : il ne peut être considéré comme une démission mais il constitue là encore une cause réelle et sérieuse de licenciement, voire une faute grave.

Les congés peuvent être « fractionnés », c'est-à-dire pris en plusieurs fois. Selon l’article 34 de la convention, « le congé ne pourra être fractionné qu’après accord avec le salarié et l’une des périodes ne pourra être inférieure à 12 jours ouvrables. Si une partie des congés annuels est imposée au salarié en dehors de la période légale de congé, les congés seront prolongés de deux jours ouvrables pour la première semaine, de 1 jour pour chacune des semaines qui suivent. »

En outre, la durée des congés pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables. La « 5e semaine » ne peut donc être prise à la suite du congé principal.

Comme on l’a vu, les jours de congé sont décomptés en « jours ouvrables », c'est-à-dire tous les jours de la semaine sauf le dimanche. Ainsi, pour prendre deux semaines de congé, le salarié devra utiliser 12 jours de congés payés. Mais s’il arrête de travailler le vendredi soir, le premier samedi suivant ce vendredi n’est pas compté comme jour de congé.

Si un jour férié chômé est inclus dans les congés d’un salarié, il n’est pas décompté comme jour ouvrable. Cette année, la semaine du 14 juillet qui tombe un jeudi ne comptera donc que pour 5 jours de congé.

Comment calculer l’indemnité de congés payés ?

Le salarié qui prend ses congés a droit bien entendu à une indemnité de congés payés. Cette indemnité doit être calculée de deux façons :

- par la règle du 10e qui prévoit que le salarié a droit à une indemnité égale au 10e de la rémunération brute totale qu’il a perçue au cours de la période de référence chez l’employeur concerné,

- par la règle du maintien de salaire prévoyant que l’indemnité de congés payés est égale à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler.

Vous devez faire le calcul selon les deux méthodes et lui verser le montant le plus avantageux.

Pour effectuer le calcul, vous pouvez tenir compte soit du nombre moyen de jours ouvrables, soit du nombre réel.

Exemple donné par l’administration : votre salarié perçoit 1 820 euros bruts par mois, soit une rémunération au cours de la période de référence de 21 840 euros.

S’il prend deux semaines de congé (soit 12 jours ouvrables) au cours d’un mois qui comporte 27 jours ouvrables, le calcul du maintien de salaire est effectué ainsi : 1 820 x (12/27) = 808,88 euros.

Pour la même durée de congés, le calcul du 10e de la rémunération brute est effectué ainsi : (21 840/10) x (12/30) = 873,60 euros (30 étant le nombre de jours de congé obtenus quand le salarié travaille pendant toute la période de référence).

Le salarié percevra alors 873,60euros pour ses deux semaines de congés payés.

Notons enfin que, selon l’article 31 de la convention collective, « à la date du départ en congés, il devra être payé à tout salarié la moitié de ses congés et, sur sa demande, l’intégralité ».