Médecins salariés : pensez aux frais réels

Pour choisir la solution la plus avantageuse, vous devez donc faire la liste de vos frais professionnels. Pour vous aider, nous passons en revue les principales dépenses déductibles.

Les frais de transport du domicile au lieu de travail

Lorsque la distance entre votre domicile et votre lieu de travail salarié est inférieure à 40 km, vous pouvez déduire la totalité du trajet. Dans le cas contraire, vous ne pourrez déduire la totalité du trajet que si l’éloignement entre votre lieu de travail et votre domicile n’a pas été dicté par des raisons de pure convenance personnelle. Parmi les explications que vous pouvez donner à l’administration pour justifier cet éloignement : les études des enfants, l’état de santé ou les contraintes professionnelles du conjoint, une mutation, etc. Si l’éloignement est jugé anormal, vous pourrez quand même déduire deux fois 40 kilomètres par jour.

L’administration n’accepte en principe que les frais de transport afférents à un seul aller et retour quotidien. Mais il peut en être autrement si vous justifiez de circonstances particulières permettant de regarder le fait d’effectuer deux trajets aller-retour chaque jour comme inhérent à votre emploi : problèmes personnels de santé, existence au domicile de personnes nécessitant votre présence, impossibilité de vous restaurer à proximité de votre lieu de travail, horaires de travail atypiques (répartis, par exemple, en début et en fin de journée).

La voiture

Vous pouvez déduire vos frais de voiture, à condition de pouvoir expliquer l’utilisation professionnelle de ce véhicule.

L’administration peut-elle vous obliger à prendre les transports en commun ? Non, si vous pouvez montrer que votre véhicule est nécessaire pour votre activité professionnelle, en réduisant, par exemple, vos temps de transport ainsi que la fatigue qui en résulte.

Comme les médecins libéraux, vous avez le choix entre la déduction des frais réels et l’application du barème kilométrique.

Vous devrez pouvoir justifier, si l’administration vous le demande, l’existence du véhicule ainsi que la fréquence, l’importance et la durée des déplacements.

Attention, le barème kilométrique est plafonné à 7 CV. Si vous souhaitez déduire vos frais réels de voiture, vous devrez les plafonner au montant que vous auriez obtenu en appliquant le barème de 7 CV à votre kilométrage professionnel !

En pratique, vous devrez inscrire sur votre déclaration 2042 le véhicule utilisé, sa puissance fiscale, le nombre de jours de travail et le kilométrage effectué chaque jour.

Si vous optez pour la déduction des frais réels, vous n’avez pas de comptabilité à tenir mais vous devez conserver tous vos justificatifs.

Les repas

Vous pouvez déduire les frais supplémentaires de repas résultant de l’obligation de prendre vos repas en dehors de chez vous. Ce qui veut dire que la totalité de la dépense ne peut être déduite.

La fraction non déductible pour chaque repas est évaluée forfaitairement à 4,60 euros pour l’année 2014.

Si vous optez pour la prise en compte des frais réels de repas, vous devez pouvoir justifier la réalité, l’importance et le caractère professionnel de la dépense.

Vous pouvez également évaluer forfaitairement vos frais de repas (si vous n’avez conservé aucun justificatif) au même montant, soit 4,60 euros. Mais l’administration peut vous demander de justifier que vous êtes dans l’impossibilité de manger chez vous et qu’il n’y a pas de restauration collective sur votre lieu de travail (ou que vos horaires ne vous permettent pas d’en bénéficier).

Les frais de matériel informatique

Si votre matériel informatique est utilisé pour les besoins de votre activité salariée, vous pouvez amortir le prix d’achat de ce matériel sur une durée de trois ans, selon le mode linéaire, à proportion de l’utilisation professionnelle du bien considéré. L’administration ne prévoit donc pas la possibilité pour les salariés d’amortir ce matériel selon le mode dégressif.

Quant aux logiciels, ils peuvent être déduits au titre de l’année de leur paiement, quel que soit leur prix, dès lors qu’ils ont un caractère spécifiquement professionnel. Les logiciels susceptibles d’une utilisation mixte (comme Word) ne peuvent être déduits que partiellement.

Les frais vestimentaires

Les dépenses de vêtements d’usage courant ne sont pas déductibles. Vous ne pouvez déduire que l’achat de vêtements spécifiques à votre profession, comme des blouses, ainsi que leur coût d’entretien.

Les autres dépenses déductibles

Parmi celles-ci, citons :

- les fournitures de bureau,

- les frais de documentation et de formation,

- les dépenses de téléphone,

- les frais afférents aux locaux professionnels.

Pour plus de précisions (les règles sont de plus en plus complexes), vous pouvez vous reporter, sur Internet, au Bulletin officiel des Impôts (BOI – RSA – BASE – 30 – 50 – 30 – 20).

Et si, malgré vos précautions, vos frais réels sont rejetés par l’administration, vous récupérerez automatiquement la déduction forfaitaire de 10 %.