Médecins salariés : calculez vos frais réels

°Les frais de transport du domicile au lieu de travail

Lorsque la distance entre votre domicile et votre lieu de travail salarié est inférieure à 40 km, vous pouvez déduire la totalité du trajet. Dans le cas contraire, vous ne pourrez déduire la totalité du trajet que si cet éloignement n’a pas été dicté par des raisons de pure convenance personnelle. Parmi les explications que vous pouvez donner à l’administration pour justifier cet éloignement : les études des enfants, l’état de santé ou les contraintes professionnelles du conjoint, une mutation, etc. Si l’éloignement est jugé anormal, vous pourrez quand même déduire deux fois 40 km par jour.

Vous devrez joindre à votre déclaration une note expliquant pourquoi vous avez fixé ou maintenu votre domicile à plus de 40 km de votre lieu de travail.

L’administration n’accepte en principe que les frais de transport afférents à un seul aller et retour quotidien. Mais il peut en être autrement si vous justifiez de circonstances particulières permettant de regarder le fait d’effectuer deux trajets aller-retour chaque jour comme inhérent à votre emploi : problèmes personnels de santé, existence au domicile de personnes nécessitant votre présence, impossibilité de vous restaurer à proximité de votre lieu de travail, horaires de travail atypiques (répartis, par exemple, en début et en fin de journée).

° La voiture

Vous pouvez déduire vos frais de voiture, à condition de pouvoir expliquer l’utilisation professionnelle de ce véhicule.

L’administration peut-elle vous obliger à prendre les transports en commun ? Non, si vous pouvez montrer que votre véhicule est nécessaire pour votre activité professionnelle, en réduisant, par exemple, vos temps de transport ainsi que la fatigue qui en résulte.

Comme les médecins libéraux, vous avez le choix entre la déduction des frais réels et l’application du barème kilométrique. Vous ne pouvez utiliser le barème que si vous-même ou votre conjoint est propriétaire du véhicule.

Le barème prend en compte la totalité des frais de voiture : amortissement, entretien et réparations, pneumatique, carburant et assurance. Vous pouvez y ajouter les frais de garage ou de parking ainsi que les péages d’autoroute. Vous devrez pouvoir justifier, si l’administration vous le demande, l’existence du véhicule ainsi que la fréquence, l’importance et la durée des déplacements.

En pratique, vous devrez inscrire sur votre déclaration 2042 le véhicule utilisé, sa puissance fiscale, le nombre de jours de travail et le kilométrage effectué chaque jour.

Si vous optez pour la déduction des frais réels, vous n’avez pas de comptabilité à tenir mais vous devez conserver tous vos justificatifs.

°Les repas

Vous pouvez déduire les frais supplémentaires de repas résultant de l’obligation de prendre vos repas en dehors de chez vous. Ce qui veut dire que la totalité de la dépense ne peut être déduite. La fraction non déductible pour chaque repas est évaluée forfaitairement à 4,30 euros pour l’année 2009.

Si vous optez pour la prise en compte des frais réels de repas, vous devez pouvoir justifier la réalité, l’importance et le caractère professionnel de la dépense.

Vous pouvez également évaluer forfaitairement vos frais de repas (si vous n’avez conservé aucun justificatif) au même montant, soit 4,30 euros. Mais l’administration peut vous demander de justifier que vous êtes dans l’impossibilité de manger chez vous et qu’il n’y a pas de restauration collective sur votre lieu de travail (ou que vous horaires ne vous permettent pas d’en bénéficier).

° Les frais de matériel informatique

Si votre matériel informatique est utilisé pour les besoins de votre activité salariée, vous pouvez amortir le prix d’achat de ce matériel sur une durée de trois ans, selon le mode linéaire, à proportion de l’utilisation professionnelle du bien considéré. L’administration ne prévoit donc pas la possibilité pour les salariés d’amortir ce matériel selon le mode dégressif..

Quant aux logiciels, ils peuvent être déduits au titre de l’année de leur paiement, quel que soit leur prix. L’administration a jugé utile de préciser que les logiciels de loisirs ne peuvent être déduits…

° Les autres dépenses déductibles

Parmi celles-ci, citons :

– les fournitures de bureau ;

– les frais de documentation et de formation ;

– les dépenses de téléphone ;

– les frais afférents aux locaux professionnels.

Les achats de matériel et de mobilier dont la durée d’utilisation est supérieure à un an doivent être amortis selon le mode linéaire. Si leur valeur unitaire est inférieure à 500 euros hors taxes, ils sont déductibles au titre de l’année de leur achat.

Comment procéder ?

Si vous optez pour la déduction des frais réels, vous devez indiquer le montant total de ces frais sur votre déclaration d’ensemble du revenu (nº 2042) dans la case réservée à cet effet, c’est à dire la case AK ou BK. Vous devez également donner le détail de ces frais, en joignant une note annexe à votre déclaration.

Et si vos frais réels sont rejetés par l’administration, vous récupérez automatiquement la déduction forfaitaire de 10 %.

Attention, si vous optez pour la déduction des frais réels, vous devez ajouter à vos salaires les remboursements de frais, indemnités forfaitaires ou allocations en nature que vous avez pu percevoir. Ces mêmes éléments ne sont pas imposables si vous conservez la déduction forfaitaire de 10 %. Dans certains cas, il sera peut-être préférable de renoncer à la déduction des frais réels.