Gestion des plannings

Victoire Bach (Hopia) : « Notre solution permet d'optimiser et de gérer la pénurie des soignants »

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Publié le 16/03/2023

Le planning des soignants au sein d'un service hospitalier est un vrai casse-tête pour les cadres de santé. Très chronophage, il est souvent source d'erreurs et d'agacement. Pour le planifier, Hopia est une solution numérique dédiée qui permet de l’optimiser de façon automatique via l'intelligence artificielle. Explications.

Décision Santé. Comment s'appelle votre application et quelle est son utilité pour les soignants hospitaliers ?

Le planning est l'un des principaux facteurs de la pénurie des soignants. Pour répondre à cette problématique, Hopia est une solution de planification optimisée et automatisée de ressources à destination des établissements de santé. Notre application coconstruite avec les utilisateurs permet de centraliser l'ensemble de la création et de la gestion des plannings des hospitaliers. Elle est déjà déployée dans 8 établissements en France, notamment au sein de services d'urgences, d'imagerie et de blocs opératoires.

D'où est venue l'idée de votre innovation ?

Avant le Covid, en février 2020, nous avons bien compris que l'ensemble des ressources de l'hôpital étaient interconnectées et qu'il fallait tout faire pour améliorer la fluidité des échanges. Nous travaillons depuis 2021 avec un service d'urgences pédiatriques de l’Hôpital Femme-Mère-Enfant à Bron (HCL) où exercent 40 médecins. Sur un planning de six mois, cela représente 3 500 postes à affecter et 1 500 demandes différentes comme des congés, des repos, des souhaits de travail sur certains postes ou sur des gardes. Il faut en parallèle prendre en compte une trentaine de contraintes différentes (continuité des soins sur certains postes, repos de garde, fonctionnement des weekends etc.). Cette équipe est désormais équipée d’Hopia, mais par ailleurs, cela est manuel. Faute de solutions répondant correctement à ces enjeux, le planning est fait à la main, au crayon ou sur Excel, ce qui prend un temps considérable aux responsables de plannings, soit 15 à 80 % de leur ETP en fonction de la complexité du planning. Selon une étude réalisée dans un hôpital public francilien, un médecin chef anesthésiste consacrerait 4 jours entiers par mois à la gestion du planning de son service qui compte 35 personnes. Sans compter le risque d'erreurs, source de découragement et vécu comme des injustices par les hospitaliers. Notre outil améliore la gestion du planning et réduit le temps administratif, ce qui permet de dégager du temps médical. Outre une réduction drastique du temps passé sur le planning, Hopia permet de prendre en compte plus de demandes et de spécificités individuelles, ce qui permet d’améliorer la QVCT de toute l’équipe.

Quelle est l'histoire de votre start-up ?

Hopia est née en février 2020, juste avant l'apparition de la pandémie. Nous avons été vite sélectionnés par le ministère des Armées pour participer à l'appel à projet de solutions innovantes contre la Covid-19. Nous avons démarré notre première version en bêtatest en septembre 2021 et nous avons essuyé un peu les plâtres, mais cela s'est arrangé après, grâce aux retours utilisateurs très riches et à un travail soutenu de notre équipe. La commercialisation de notre solution a démarré au second semestre 2022. Nous sommes capables d'adresser l'intégralité des établissements de santé, publics ou privés, quelle que soit la typologie de profil (médicaux ou paramédicaux) ou la typologie de service. Notre application mobile a été lancée en mars 2023. En période de croissance, nous sommes une douzaine de salariés pour l'instant, l’équipe devrait doubler d’ici au second semestre 2023. Désormais, nous cherchons à proposer Hopia à un maximum d’établissements pour apporter une réponse à la pénurie de soignants.

Quel est votre modèle économique ?

Nous facturons via des licences en fonction du nombre d'utilisateurs ainsi que la configuration de l'équipement pour mettre en place notre solution au sein d'un service d'un établissement de santé. Dans la licence sont compris l'accès à la solution, l'accompagnement par un interlocuteur dédié et les mises à jour. Lors de la phase de configuration, la solution est paramétrée pour être utilisée « clé en main » et les établissements sont accompagnés pendant un mois environ pour effectuer des éventuels ajustements et valider les paramétrages. Puis ceux-ci deviennent de plus en plus autonomes. Nous veillons à avoir un temps de réactivité inférieur à 48 heures, que cela soit pendant la phase de paramétrage ou sur la suite de l’accompagnement. Dix-huit mois après leur lancement, lorsque les personnels du service d'urgences pédiatriques qui sont nos premiers utilisateurs nous recontactent, c'est souvent pour rajouter d'autres briques ou d'autres équipes.